Personuppgiftspolicy

PERSONUPPGIFTS POLICY – INLEDNING OCH SYFTE

Denna policy omfattar Domaine Wines med dotterbolag Domaine Wines Sweden AB, Domaine Wines Finland, Sundance.

Syftet med denna policy är att säkerställa att vi på Domaine Wines hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

I vår bransch har vi alltid haft en hög nivå av ansvarstagande genom personuppgiftshantering och ålderskontroll. Domaine Wines vill vara ett företag med hög transparens och vi välkomnar den nya lagstiftningen och gör vårt yttersta för att möta det nya regelverket på bästa sätt.

Vår ambition är att vidareutveckla vår policy löpande.

Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.

KONTAKTUPPGIFTER

Kontaktuppgifter för frågor kring personuppgiftshantering är:
Domaine Wines Sweden AB
Box 15112
167 15 Bromma
E-post: info@domaine.se
Telefon: 08-546 107 00

TILLÄMPNING OCH REVIDERING

Domaine Wines ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.
Policyn ska fastställas minst en gång per år och uppdateras vid behov.

VD är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

ORGANISATION OCH ANSVAR

VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget.

Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

BEGREPP OCH FÖRKORTNINGAR – Begrepp – Betydelse

Personuppgift – En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad – Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling – En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

PERSONUPPGIFTSBEHANDLING

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

• Laglighet
• Ändamålsbegränsning
• Uppgiftsminimering
• Korrekthet
• Lagringsminimering
• Integritet och konfidentialitet

Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Instruktioner för Personuppgiftshantering.

Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen.

Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till VD.

VD ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.

Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

SKYDD AV PERSONUPPGIFTER GENOM GDPR

Domaine Wines värnar om din personliga integritet och strävar att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Vårt mål är att du ska känna dig trygg när du lämnar ifrån dig personuppgifter till oss för att du sen ska kunna ta del av information från oss som du är intresserad av.

Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i EU:s medlemsländer från och med 25 maj 2018. Den innebär förändringar för de företag och myndigheter som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet.

Domaine Wines behandlar personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?

All data som direkt eller indirekt kan knytas till en identifierad eller identifierbar fysisk person – exempelvis namn, telefonnummer, e-post, identifikationsnummer, lokaliseringsuppgifter, online-identifikatorer och IP-adresser – utgör personuppgifter.

PERSONUPPGIFTER SOM VI BEHANDLAR

De personuppgifter vi behandlar är framför allt namn, adress och e-postadress. Om du bett oss att även skicka information till dig via sms så finns även ditt mobilnummer registrerat, annars inte. Då vi verkar i alkoholbranschen har vi även information som du givit oss, när du anmälde dig till oss för att få information från oss, om att du är ”över 25 år”. Vi registrerar ingen känslig information om dig.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt till dina egna personuppgifter! Du kan när som helst kontakta oss för att få information om vilka uppgifter vi har om dig, och vill du inte ha mer information från oss kontaktar du oss på info@domaine.se. Vi hanterar din förfrågan snarat möjligt på kontorstid.

Har du bett om att bli bortplockad så sker raderingen omgående och därefter lagras ingen information om dig hos oss.

Är någon personuppgift om dig felaktig så rättar vi den på samma sätt så fort som möjligt. Kontakta oss på samma e-postadress så får du hjälp.

Du har rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter och om dina personuppgifter behandlas i strid med personuppgiftslagen har du rätt att begära att personuppgifterna rättas, blockeras eller raderas.

Om du har några klagomål på hur dina personuppgifter behandlas av oss har du rätt att ge in dessa till Datainspektionen.

ACCESS TILL PERSONUPPGIFTER SOM HANTERAS

Antalet personer hos Domaine Wines som har tillgång till registrerade uppgifter hos oss är begränsat. Endast ett fåtal personer kan använda system och har lösenord för att kunna arbeta i det.

Personuppgifter lämnas inte ut till något annat företag eller organisation för bearbetning. Domaine Wines säljer inte kontaktuppgifter vidare till något annat företag eller privatperson.

VÅR WEBPLATS

På vår hemsida www.domainewines.se går det att anmäla sig till att bli prenumerant på vår tidning Vinlistan och för att emotta vårt digitala nyhetsbrev och/eller sms med vininformation.

Vid registrering på hemsidan går ett meddelande till vår marknadsavdelning som sköter registreringen av personuppgifter i vår databas. Det är två personer som arbetar med den registreringen och ingen annan har access till informationen. Efter att registreringen är gjord raderas informationen som skickat från systemet till marknadsavdelningen via e-post.

Vi har inga så kallade ”cookies” på vår hemsida. Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator och som är möjliga att använda för att följa vad besökaren gör på webbplatsen.

Vi gör heller ingen s k ”spegling” av besökare på vår hemsida.

Vår webbplats innehåller länkar till andra webbsidor. Vi ansvarar inte för innehållet på sådana webbsidor och inte heller för deras behandling av personuppgifter.

Hösten 2018 publicerades vår nya hemsida www.vinlistan.se. Här kan man anmäla sig som prenumerant på vår tidning Vinlistan och för att emotta vårt digitala nyhetsbrev och/eller sms med information om vin och andra alkoholhaltiga drycker. Vid registrering på vinlistan.se går ett meddelande till vår samarbetspartner som sköter registreringen av personuppgifter i vår databas.

Vi använder så kallade cookies på vinlistan.se för att förbättra besöksupplevelsen av vår websida och för att underlätta analyser av trafiken på websidan. Du kan i inställningarna för din browser själv ange om du accepterar att cookie-filer placeras hos dig eller inte. Om du ej godkänner cookies så kan vissa funktioner på websidan eventuellt ej användas.

Vår webbplats vinlistan.se innehåller länkar till andra webbsidor. Vi ansvarar inte för innehållet på sådana webbsidor och inte heller för deras behandling av personuppgifter.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Personuppgiftsansvarig på Domaine Wines är VD. För snabb respons på frågor rörande personuppgiftshantering vänligen kontakta oss i första hand på info@domaine.se där vi har bemanning löpande och alltid på kontorstid måndag-fredag 08.30-12.30 samt 13.30-17.00.

SYFTE MED INSAMLING AV PERSONUPPGIFTER

Syftet med att samla in personuppgifter är för att skicka information om våra produkter och erbjudanden via kanaler som Vinlistan vår tidning, vårt digitala nyhetsbrev som inkluderar inbjudningar och vintips.
Insamling görs i samband med mässor, event och vinprovningar. Det finns även en funktion på hemsidan där man kan anmäla sig själv.

Genom att du ber oss skicka informationen beskriven ovan har vi ingått ett avtal och för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtalet behöver vi använda dina personuppgifter. Detta är den rättsliga grunden för vår behandling.

För att säkerställa att endast de som vill få information av oss får information så har vi en sk ”opt-out” funktion för alla våra mejlutskick sedan det implementerades 2013. I vår tidning ber vi alltid prenumeranter att höra av dig till oss om någon adressändring önskas eller om någon vill avsluta sin gratis-prenumeration.

LAGRING AV PERSONUPPGIFTER

Vi lagrar ej personuppgifter längre än nödvändigt för att göra det vi avtalat att göra, dvs skicka information om våra produkter och erbjudanden via kanaler som Vinlistan vår tidning, vårt digitala nyhetsbrev som inkluderar inbjudningar och vintips.